Belegprüfung für Gastronomie, Catering und Handel
passe liest Ihre Lieferscheine und Rechnungen, rechnet jede Position nach und vergleicht jeden Preis mit Ihrer Preisliste. Ihr Team sieht auf einen Blick, was passt und was zu klären ist – bevor etwas verbucht wird.
5 stimmt2 weicht ab1 nicht prüfbar
| Lieferant | Beleg | Betrag | Prüfung |
|---|---|---|---|
| Obst & Gemüse Großhandel | Rechnung RE 2026-0931 | 1.284,60 €+ 38,40 € gegen Staffel | weicht ab |
| Getränkehandel | Lieferschein LS 77120 | — | stimmt |
| Fleischerei | Rechnung RE 4471 | 2.910,15 € | stimmt |
| Molkerei | Lieferschein LS 30388 | — | stimmt |
| Getränkehandel | Rechnung RE 26-1187 | 3.406,80 €+ 112,00 € Leergut nicht abgezogen | weicht ab |
| Bäckerei | Lieferschein LS 0912 | — | nicht prüfbar |
| Trockenware | Rechnung RE 88213 | 642,30 € | stimmt |
| Fischhandel | Auftragsbestätigung AB 5521 | 1.120,00 € | stimmt |
Warum passe
In der Spitzenküche gibt es eine Stelle, an der jeder Teller ein letztes Mal geprüft wird. Der Küchenchef rückt das Minzblatt zurecht. Erst dann geht das Gericht in den Service.
Von dieser Stelle hat passe seinen Namen – und dieselbe Aufgabe für Ihren Einkauf. Was im Bestellwesen durcheinanderläuft, kommt hier zusammen, wird geordnet und geprüft – und geht erst dann in die Buchhaltung.
Heute
In der Küche wird bestellt, wie es gerade geht: per Telefon, per WhatsApp, oder der Lehrling fährt schnell zum Großmarkt. Die Ware kommt mit einem Lieferschein, oft mit handschriftlichen Vermerken. Die Rechnung kommt Wochen später.
Dazwischen liegt eine Lücke. Bestellsysteme und Warenwirtschaft bestellen – aber sie prüfen nicht nach. Ob alles geliefert wurde, ob der Preis stimmt, ob der Rabatt abgezogen ist, fällt nur auf, wenn jemand nachrechnet.
Meistens rechnet niemand nach. Stattdessen wird gefragt:
Wo ist der Lieferschein?
Hast du wirklich 250 Kilo Erdbeeren bestellt?
Wofür hast du die gebraucht?
Jede dieser Fragen kostet Zeit. In der Küche und in der Buchhaltung.
Der Ablauf
An Ihrem Bestellwesen ändert sich nichts. passe setzt dort an, wo die Ware ankommt.
Lieferschein oder Rechnung fotografieren oder als PDF hochladen – bis zu 50 Dateien auf einmal. Oder die Belege gehen direkt an Ihr E-Mail-Postfach. Doppelte Dateien erkennt passe.
passe liest jeden Beleg aus: Lieferant, Artikel, Mengen, Preise. Lieferant und Adresse schlägt passe aus Ihren Stammdaten vor. Korrigieren Sie eine Einheit oder eine Schreibweise, erkennt passe sie künftig bei allen Belegen Ihres Betriebs.
passe bündelt Rechnung, Lieferscheine und Auftragsbestätigung zu einem Vorgang und schlägt den passenden Lieferschein vor. Fehlt einer, meldet passe ihn.
passe rechnet Mengen, Preise, Summen und Steuer nach. Die Menge prüft passe gegen Lieferschein und Auftragsbestätigung, den Preis gegen Ihre Preisliste – mit Mengenstaffeln, Pfand und Leergut, zu den Konditionen, die zum Lieferdatum galten.
passe schlägt vor, Ihr Team entscheidet: passt so – oder korrigieren. Jede Korrektur und Freigabe steht mit Namen im Verlauf. Erst dann geht die Rechnung an die Buchhaltung.
Drei Antworten, keine Vermutung
passe zählt, was zu klären ist, und führt Sie direkt zu genau diesen Positionen. Was stimmt, ist bereits markiert. Für jede Position gibt es genau drei Ergebnisse:
Rechnung RE 2026-0931weicht ab
Zitronen12 kg × 2,80 €stimmt
Erdbeeren250 kg berechnet25 kg geliefertweicht ab
Minze, Bund30 × 0,90 €stimmt
Rucola4 kg × 9,40 €vereinbart 8,90 € ab 3 kgweicht ab
Leergut, Kisten−1 Kistenicht prüfbar
passe rät nicht. Unklare Angaben gelten nie stillschweigend als richtig. Und „nicht prüfbar" ist nie ein stilles „stimmt".
Fünf Rollen, ein System
Jede Person sieht in passe genau das, was sie für ihre Aufgabe braucht. Die Rollen vergeben Sie selbst, eine Person kann mehrere haben.
Für Küche und Wareneingang
Telefon, WhatsApp, Großmarkt – Ihre Küche bestellt weiter so, wie es im Alltag funktioniert. Neu ist nur: den Lieferschein fotografieren und hochladen. Kein Papierstapel mehr, der auf dem Weg ins Büro verloren geht. Prüfen und Freigeben machen andere.
Für die Belegprüfung
Sie prüfen nur noch das Auffällige. passe zählt, was offen ist, und führt Sie direkt dorthin. Rechnung und Lieferschein liegen im selben Bild nebeneinander. Vorschläge wie „Menge 240" übernehmen Sie mit „Passt so" oder ändern sie mit „Korrigieren". Fehlt ein Artikel in der Preisliste, schlagen Sie ihn mit einem Klick zur Aufnahme vor.
Für die Buchhaltung
Nur was passt, kommt an.
Keine fettigen Lieferscheine mehr aus der Küche, keine 77 Positionen von Hand. Freigegebene Rechnungen gehen direkt an Ihre Buchhaltungssoftware – mit Übermittlungsstatus und Rückverweis auf den Beleg. Ist eine Rechnung reklamiert, steht in der Übermittlung „Zahlung angehalten". Den Reklamationstext erstellt passe, Sie kopieren ihn nur noch in Ihre E-Mail.
Für die Verwaltung
Preislisten mit Mengenstaffeln pflegen Sie direkt in passe – Bereiche aus Excel einfügen oder Dateien importieren. Artikel, die beim Prüfen auffallen, kommen als Vorschlag zu Ihnen: annehmen, korrigieren oder ablehnen. Lieferanten und Mitarbeiter verwalten Sie an einer Stelle.
Für die Geschäftsführung
Staffelrabatt nicht abgezogen. Jahresbonus vergessen. Leergut nicht gutgeschrieben. Einzeln sind das Kleinigkeiten, übers Jahr ist es Geld. passe prüft jede Rechnung gegen das, was Sie verhandelt haben. Und Sie sehen alles, ohne etwas aus Versehen zu verändern: Vorgänge, Belege und offene Reklamationen auf einen Blick, mit Export nach Excel.
Diese Woche · 48 Belege
stimmt43
weicht ab3
nicht prüfbar2
zu viel berechnet214,60 €
Was nach der Prüfung passiert
Freigegebene Belege gehen dorthin, wo Sie sie brauchen.
Freigegebene Rechnungen gehen direkt an Ihr System – mit Übermittlungsstatus und Rückverweis. Angebunden ist Scopevisio, weitere Systeme mit Schnittstelle binden wir an.
Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Rechnungen in getrennten, sauber strukturierten Ordnern.
Für jedes System, das Daten importieren kann. Also für fast alle.
EDIFACT-Rechnungen liest passe direkt, ohne Texterkennung.
Belege kommen per Upload oder über Ihr E-Mail-Postfach in passe – je nachdem, was in Ihrem Betrieb schon läuft.
Ihre Daten
Belege und Prüfdaten liegen auf einem Server in der Europäischen Union, getrennt je Betrieb.
passe liest Ihre Belege mit Texterkennung im eigenen System. passe lernt Schreibweisen Ihres Betriebs, keine Preise – und trainiert kein KI-Modell mit Ihren Daten.
Per Code an Ihre E-Mail-Adresse oder mit Ihrem Microsoft-Firmenkonto.
Erkennung, Prüfentscheidung und Übermittlung sind getrennte Schritte. Jede Korrektur und Freigabe steht mit Namen im Verlauf.
Die gesamte Datenbank wird täglich gesichert. Im schlimmsten Fall geht höchstens ein Arbeitstag verloren.
Fragen
Nein. passe setzt erst an, wenn die Ware da ist. Wie bestellt wird, bleibt Ihre Sache.
Den Lieferschein fotografieren und hochladen. Mehr nicht.
Mit Scopevisio direkt. Andere Systeme binden wir über ihre Schnittstelle an. Und als Datei geht es immer: Den CSV-Export kann fast jedes System lesen.
Nein. passe prüft und zeigt Abweichungen. Freigeben tut ein Mensch.
Dann sagt passe das. Der Beleg wird als „nicht prüfbar" markiert, nichts wird ergänzt oder geschätzt.
passe erstellt den Reklamationstext und hält die Zahlung an. Alle Reklamationen stehen in einer Liste mit Status.
Ja – Schreibweisen und Einheiten Ihrer Lieferanten, keine Preise. Ein KI-Modell wird mit Ihren Daten nicht trainiert.
Ihre Preislisten mit den Preisen, wie sie nach Rabatt gelten, und 10 bis 20 Ihrer Belege. Die prüfen wir zur Einführung gemeinsam.
Das hängt davon ab, wie viele Rechnungen Sie im Monat bekommen und wie viele Küchen Sie betreiben. In der Demo rechnen wir das für Ihren Betrieb durch.
Demo
Ob passe zu Ihnen passt, sehen Sie an Ihren eigenen Belegen. Bringen Sie 10 bis 20 Lieferscheine und Rechnungen mit – wir zeigen Ihnen in einer Stunde, online oder bei Ihnen vor Ort, was passe daraus macht.
Ihre Anfrage ist bei uns. Wir melden uns in Kürze für einen Termin.
